После передачи работником больничного листа работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов. В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи.
Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:
- он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
- по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
- при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
- при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.
Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.
Форма и бланк
Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.
На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:
- при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;
- в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
- далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
- и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней. Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.
Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать.
По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов. Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации.
Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.
Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена. Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Образец журнала регистрации больничных листов
Журнал учета больничных листов — образец и правила ведения
Для того, чтобы сотруднику получить денежную компенсацию на месте работы, он должен предоставить лист нетрудоспособности, т.е. больничный лист. Работодатель обязан оплачивать те дни, когда его сотрудник является нетрудоспособным.
При отсутствии больничного листа работник не имеет права получать оплачиваемые отпуска или больничные. После предоставления сотрудником данных документов начальство несет большую ответственность за их сохранность. Вести учет больничных листов поможет специальный журнал.
Что это такое?
Журнал учета больничных листов не является обязательным компонентом в бухгалтерии предприятия, но может помочь при многих ситуациях.
Чтобы отслеживать количество оплачиваемых начальством дней нетрудоспособности, т.е. больничного, вести учёт всех листов, заблаговременно предоставить их при необходимости сотрудникам из Фонда социального страхования, контролировать сроки предоставления этих бумаг работником, необходима определённая документация.
На сегодняшний день журнал учета больничных листов часто применяется на различных предприятиях.
Инструкция заполнения
Хотя данный документ не является обязательным, он должен быть заполнен соответствующим образом.
- Укажите на титульном листе полное название предприятия или организации, которая принимает и оплачивает больничные листы.
- Подпишите название документа («Журнал учета больничных листов»).
- Обозначьте период, в течение которого осуществлялось ведение и заполнение данного документа.
- Укажите регистрационный номер лица, производящего страховые взносы.
Заполните таблицу, содержащую следующие данные:
- порядковый номер листа;
- данные сотрудника (фамилия, имя и отчество);
- серия документа;
- причина, по которой оформлен документ (болезнь, травма, беременность и т.д.);
- период заболевания;
- продолжительность заболевания;
- число дней, в течение которых сотрудник являлся нетрудоспособным;
- сумма выплат.
В нижней части больничного листа должна стоять подпись бухгалтера предприятия или ответственного лица с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.
Существует установленный образец заполнения журнала учета больничных листов. Его можно скачать совершенно бесплатно на любых сайтах, он везде одинаков. Ниже представлен универсальный образец заполнения журнала учета больничных листов.
Правила заполнения
- Во-первых, журнал может быть представлен как в печатном, так и в электронном виде. Работодатель может сам установить форму ведения данного документа.
- Все журналы учета должны быть прошиты, а страницы в них — пронумерованы. На последней странице работодатель обязан поставить свои инициалы и подпись, указать количество прошитых и пронумерованных страниц в документе. При наличии печати предприятия она может скрепить подпись руководителя.
- Ведение журнала учета больничных листов должно осуществляться только черной гелиевой или перьевой ручкой. Заполнение документа другими чернилами может привести к тому, что Фонд социального страхования откажет работодателю в получении вычета по болезни.
- Журнал учёта больничных листов должен вестись аккуратно. Все данные перед занесением должны быть перепроверены. Информация должна быть точной и актуальной, заносить её необходимо разборчивым почерком, без исправлений и помарок.
- Наличие несовпадений и нарушение основных правил заполнения журнала учета больничных листов могут привести к отправке данного документа на доработку. Это означает лишь потерю времени работодателя.
- Для правильного заполнения и ведения журнала учета больничных листов стоит руководствоваться образом, прикреплённым выше.
Кто заполняет журнал?
Так как в законодательстве не установлено обязательное наличие журнала учета больничных листов на предприятии, то заполнение данного документа может осуществляться любым лицом по установке работодателя.
Зачастую заполнение журнала является прямой обязанностью сотрудников отдела кадров. Именно туда поступают больничные листы.
Ответственное за заполнение журнала учета больничных листов лицо должно быть указано в документе (фамилия, имя, отчество, подпись, занимаемая на предприятии должность).
Срок и место хранения
Документы, подтверждающие выплату страховых взносов по болезни или беременности, обязаны быть под ответственностью работодателя в течение 6 лет. То есть журнал учета больничных листов хранится всё это время на предприятии, чаще всего, в отделе кадров.
Журнал учета листков нетрудоспособности. Образец и бланк 2021-2022 года
Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета листков нетрудоспособности .docСкачать образец заполнения журнала учета листков нетрудоспособности .doc
Зачем нужен документ
Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.
Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.
Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.
На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).
Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:
- систематизирует хранение данных документов;
- помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
- позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
- дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.
Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.
Особенности документа
Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)
Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.
Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Образец журнала учета листков нетрудоспособности
Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.
На титульный лист надо написать:
- наименование компании;
- дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
- ответственное за ведение журнала лицо;
- если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:
- номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
- название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
- должность и ФИО работника;
- подразделение, в котором он трудится;
- период нахождения на больничном;
- код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
- дату предъявления листка представителю работодателя.
При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).
Сколько времени и как хранить документ
Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.
Скачать документна сайте Ассистентус
Журнал регистрации больничных листов в 2020 году: бланк
Некоторые компании вообще не ведут такой регистр. Однако мы решили познакомить вас с образцом журнала регистрации больничных листов и доказать, что он не будет лишним в 2020 году.
Сразу скажем, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях.
Однако практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов имеют определенные выгоды. Среди них:
- проще мониторить количество дней болезни, которые оплачивает компания (первые трое суток недомогания);
- смотреть за сроком сдачи сотрудником больничного листка (максимальный срок – полгода после больничного);
- проще найти какой-либо листок, если он понадобился специалистам ФСС.
Также см. «Срок предоставления больничного листка работодателю».
Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов (образец заполнения – ниже в статье).
Подробнее об этом см. «Больничный во время отпусков».
Сколько хранить
Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов. При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение пяти лет. Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.
Если не вести образец журнала учета больничных листов
Что касается санкций за неведение журнала учета больничных листов, то здесь всё очевидно. Действует общеправовой принцип: если нет обязанности, то нет и ответственности. Поэтому претензии сотрудников ФСС по поводу его отсутствия будут абсолютно беспочвенны и нелегитимны.
Журнал учета больничных листов: образец заполнения
Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте.
В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: скачать образец журнала.
Также см. «Заполняем реестр больничных листов для возмещения ФСС по образцу».
А если больничный в электронном виде?
По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.
Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.
Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.
В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.
Образец заполнения журнала больничных листов
Журнал учета больничных листов — образец заполнения вы можете загрузить на нашем сайте. Кто должен вести такой журнал? Как выглядит его форма? Как вообще ведется учет больничных? Является ли больничный БСО? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в нашей статье.
Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:
- получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
- отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
- получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника;
- быстрого поиска нужного больничного листа во время проверки по требованию сотрудников ФСС.
Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.
Что представляет собой журнал регистрации больничных
Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.
Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.
Можно ли вести журнал учета больничных листов в электронной форме, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в готовое решение.
Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:
- номера больничных листков;
- названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
- Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
- даты предоставления больничных сотрудниками;
- периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
- сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.
Журнал допустимо вести как в электронном, так и в бумажном виде. Во втором случае все листы документа должны быть пронумерованы и прошнурованы.На обороте обязательно указывается общее количество листов.Здесь же проставляются подпись ответственного за ведение журнала лица и печать организации (при ее наличии).
ВАЖНО! Ведение журнала учета больничных листов не является обязанностью хозяйствующих субъектов. Поэтому и санкций за его непредставление не предусмотрено. Однако в организациях с большой численностью персонала все же желательно формировать такой документ. Он помогает структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности, которых на крупных предприятиях обычно бывает много.
Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.
Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).
Сроки хранения журнала
Как заполнить журнал учета электронных больничных листов — Компания «АПИ»
Какие графы желательно включить в журнал учета электронных больничных листов
Форма журнала учета электронных больничных листов, а также требования к его заполнению нормативно не установлены. Вы можете составить его в произвольной форме, предусмотрев графы, в частности, для следующей информации:
- Ф.И.О., должность, работника, на которого сформирован листок нетрудоспособности, подразделение (при наличии);
- номер листка нетрудоспособности и дата его формирования медицинской организацией;
- дата, когда вам сообщили о закрытии электронного листка нетрудоспособности с помощью системы электронного документооборота. Аналогичным способом вы узнаете, в частности, об открытии и продлении документа (п. п. 19, 21 Правил получения ФСС РФ сведений);
- период освобождения работника от работы.
Вы можете также предусмотреть графу «Дополнительная информация» и включать в нее, например, сведения о формировании дубликатов листков нетрудоспособности, о нарушениях условий оказания медпомощи. Неявка работника без уважительных причин на назначенный врачебный осмотр является одним из оснований для снижения размера пособия (ст. 8 Закона N 255-ФЗ).
- Можно ли вести журнал учета электронных больничных листов в электронной форме
- Да, можно, законом это не запрещено.
- Главным преимуществом электронного журнала (по сравнению с бумажным) является то, что поиск нужной информации в нем гораздо проще. К тому же в нем удобно фиксировать больший объем информации и при необходимости указать, например:
- данные о медицинской организации;
- стаж работника. Эти сведения среди прочих по запросу ФСС РФ нужно разместить в информационной системе ведомства — не позднее трех рабочих дней со дня получения данных о закрытии электронного листка нетрудоспособности;
- количество дней нетрудоспособности за год. Это может пригодиться, например, если доплачиваете за несколько дней больничного в году до фактического среднего заработка.
- Нужно ли прошивать бумажный журнал учета электронных больничных листов
- Нет, не нужно, законом такое требование не установлено.
- Обычно документы прошивают, чтобы предотвратить их фальсификацию (в частности, замену листов внутри журнала) или утерю отдельных листов.
Поэтому, если считаете нужным, то можете прошить журнал учета электронных больничных листов и сделать на его обороте заверительную надпись. То есть указать, сколько листов содержится в журнале, и заверить такую запись подписью ответственного работника (например, руководителя отдела кадров) и печатью (при ее наличии).
|
Пример формулировки заверительной надписи Итого в настоящем журнале содержится пронумерованных и прошнурованных 100 листов с N 01 по N 100 включительно. Руководитель отдела кадров Бабочкина Ю.А. Бабочкина |
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Как заполнить журнал учета электронных больничных листов (КонсультантПлюс, 2022) {КонсультантПлюс}
Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк
Листы нетрудоспособности являются подтверждением периода болезни и основанием для получения пособия. После сдачи документа работодателю обеспечивается их учет и хранение.
Наиболее оптимальным вариантом систематизации данных служит ведение специального журнала регистрации листов нетрудоспособности.
Обязательные требования к необходимости ведения журнала отсутствуют, но использование формы упрощает контроль и учет документов в организациях с численностью более нескольких человек. В статье расскажем про заполнение журнала регистрации больничных листов, дадим образец оформления.
Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии
Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:
- Внесения данных в табель учета рабочего времени.
- Начисления пособия в составе заработной платы.
- Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
- Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
- Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
- Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.
Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.
В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:
- Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
- Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
- Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
- Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
- Наличие случаев нарушения больничного режима.
- Статистику заболеваемости совместителей.
По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности. статью: → «Оформление больничного листа 2022».
Лица, ответственные за ведение регистрационных данных
Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.
Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.
Порядок заполнения журнала регистрации
Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг.
Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами.
Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.
Титульный лист содержит общую информацию о журнале:
| Состав данных | Пояснения |
| Наименование учетного журнала | Название позволяет идентифицировать назначение журнала |
| Название предприятия | Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала |
| Страховой номер | Указывают номер страхователя в ФСС |
| Даты ведения журнала | Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи |
| Ответственное за ведение информации лицо | При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет |
| Срок хранения журнала | Заполняется после внесения последней записи |
| Номер по номенклатурному учету | Вносится при условии ведения номенклатурных дел |
Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.
При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.
Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.
| Данные | Пояснения |
| Порядковый номер | Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением |
| Номер документа | Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности |
| Учреждение | Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ |
| Период действия документа | Даты начала и окончания периода нетрудоспособности |
| Дата поступления листа | Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности |
| Данные работника | Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер |
| Категория места работы | Основной договор или совместительство |
| Основание выдачи листа | Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН |
| Количество дней | Число дней нетрудоспособности по документу |
| Ответственное лицо | Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов |
| Примечание | Заполняется по необходимости |
Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:
- Подразделение, табельный номер работника.
- Основания выдачи листа нетрудоспособности.
- Сведения о медицинском учреждении.
При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».
Инструкция по заполнению журнала регистрации
Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:
- Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
- Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
- Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
- Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.
Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом. статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».
Образец заполнения журнала регистрации листов
Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:
- Прием листка нетрудоспособности у работника.
- Внесение данных о документе в журнал учета.
- Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.
Фрагмент книги учета:
| № п/п | № документа | Учреждение | Дата начала | Дата окончания |
Дата предъявления | Работник |
| 17 | 012 338 546 700 | МУП ГП № 23 | 01.02.17 |
Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения
После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.
Учёт больничных листов в организации
Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования.
Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.
В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда.
Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами.
Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.
Что нужно знать о выдаче больничного листа: http://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/chto-neobhodimo-znat-o-vyidache-bolnichnogo-lista.html
Чтобы все листки нетрудоспособности были на месте необходимо правильно вести учет их поступления и грамотно организовать хранение больничных листов в организации или у индивидуального предпринимателя. В этом работодателю поможет журнал регистрации больничных листов.
Стоит обратить внимание, что сказанное, касается и тех регионов, которые участвуют в пилотном проекте Фонда соцстрахования. В четырнадцати регионах России ФСС напрямую выплачивает работникам пособия по нетрудоспособности.
Работодатели в этих выплатах не участвуют, за исключением соответственно оплаты первых трех дней нетрудоспособности. На работодателя только возлагается обязанность расчета суммы пособия.
Но соответственно, так как больничные листы поступают, как и прежде, работодателю, то и хранение, и учет этих документов осуществляют работодатели.
Больничный лист: сроки предоставления и регистрации
Как известно, литок нетрудоспособности выдается на руки застрахованному лицу — работнику. И, уже получив данный документ, работник предоставляет его работодателю. Как правило, в отдел кадров. Срок сдачи больничного листа работодателю, как таковой не установлен.
Но законодательством дан срок в размере полугода со дня выздоровления, для того что бы работник мог обратиться к своему работодателю за получением пособия по нетрудоспособности.
И уже после этого срока работнику придется обращаться непосредственно в территориальное отделение Фонда социального страхования, которое и будет принимать решение о выплате пособия.
Как только работник предоставил листок нетрудоспособности работодателю его необходимо зарегистрировать в журнале. Стоит заметить, что обязанность ведения такого журнала законодательно не предусмотрена. Но работать без него будет достаточно сложно.
Поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые имеют хотя бы несколько человек работников, такие журналы заводятся.
В дальнейшем обращаться к этому журналу придется и во время проверок фонда соцстрахования и при поиске затерявшихся листков нетрудоспособности.
Как только больничный лист попадает в отдел кадров, он должен быть зарегистрирован в журнале учета больничных листов.
Журнал учета больничных листов
Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы.
Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов.
Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).
Основные требования, предъявляемые к заполнению больничного листа: http://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/osnovnyie-trebovaniya-predyavlyaemyie-k-zapolneniyu-bolnichnogo-lista.html
При составлении такого журнала рекомендуется использовать следующие реквизиты документа и графы для заполнения:
На титульном листе или первой странице журнала:
- наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
- даты начала и окончания ведения журнала,
- если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.
Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:
- Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
- Дата предоставления листка нетрудоспособности,
- Фамилия, инициалы работника,
- Должность, наименование структурного подразделения работника,
- Номер больничного листа,
- Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
- Даты начала и окончания нетрудоспособности,
- Количество дней нетрудоспособности.
В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.
Образец журнала учета больничных листов
Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.
Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.
На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.
В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.
Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.
Журнал учета больничных листов — бланк
Форма журнала регистрации больничных листов
Законодатель не предусматривает введение единого образца журнала. Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа. При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала:
- На титульной странице указывается информация, позволяющая идентифицировать организацию (полное наименование фирмы, форма собственности и правовой структуры, ИНН и КПП, адрес расположения головного офиса, даты начала ведения и окончания документа).
- Табличная часть документа включает обязательное указание данные о работнике, включая ФИО, занимаемую должность и табельный номер.
- Далее идут столбцы о листе нетрудоспособности, указывается номер и дата выдачи документа, наименование организации, выписавшей листок, дата предоставления работодателю.
- Последние графы предназначаются для расширенной информации о периоде нетрудоспособности. Здесь указывается конкретная причина, послужившая основанием для выдачи больничного листа, продолжительность и период действия документа. Также в отдельную графу могут быть внесены примечания и комментарии.
Законодатель не обязывает работодателей вести учет больничных листов, не устанавливает ответственность за отсутствие журнала. Решение о ведении учетной документации принимается работодателем самостоятельно. В данной ситуации документы будут подлежать учёту и контролю, срок их хранения на предприятии составит минимум 5 лет (согласно Приказа Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010 года).
Требования к оформлению журнала
Журнал учёта больничных листов представляет собой официальный документ, к которому выдвигается ряд обязательных требований. При заполнении документа ручкой, необходимо использовать чёрную гелевую пасту. В противном случае ФСС может отклонить документ. Отдельные нюансы затрагивают оформление журнала. При ведении документации учётного типа нужно обратить внимание на такие нюансы:
- Не допускается наличие исправлений, не имеющих под собой документального основания. В случае внесения правок, необходимо делать сноску и указывать, на основании чего данные были подвергнуты корректировке. Любое исправление заверяется подписью уполномоченного лица.
- Сведения, указанные в журнале, должны быть актуальными и правдивыми.
- Не допускается наличие ошибок грамматического характера.
- Запрещено использовать при оформлении записей корректирующие средства (специальные ластики, штрихи и т.д.).
- Данные вносятся разборчивым почерком.
- Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. На последнем листе указывается дата нумерации и прошивки, печать и подпись организации, число страниц.
Неисполнение указанных требований влечёт за собой сложности. Согласно законодательным нормам, документы, не отвечающие правилам ведения, теряют юридическую силу, не могут быть использованы в судебных инстанциях и правоохранительных структурах как доказательная база.